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SMEP – Small and Medium Enterprise Portal

Dieses White Paper befasst sich mit den Features von Unternehmensinformationsportalen für KMU, durch welche die Geschäftsprozesse signifikant verbessert werden können.


Autor: Nadine Kreißig (Community4you)
Datum: 07-07-2005, 21:40:36
Referenzen: http://www.open-eis.com
Schwierigkeit: none
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Rating: 8 (1x bewertet)

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Einleitung

Als kleines oder mittleres Unternehmen wollen Sie sich vor allem auf Ihr eigentliches Geschäft konzentrieren. Daher möchten Sie insbesondere den Aufwand in nichtproduktive Bereiche minimieren und damit Zeit und Kosten sparen.

Sind Sie mit Ihren nichtproduktiven Bereichen, wie
  • Marketing/ Vertrieb/ Pressearbeit
  • Kundenservice (CRM)
  • Kommunikation
  • Terminplanung
  • Dokumentenmanagement
  • Informationssuche
  • Ausbildung/ Einarbeitung
zufrieden? Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten können, dann haben Sie unsere Lösung SMEP schon – sonst brauchen Sie sie.

SMEP im Einzelnen

1.Was ist SMEP?


EP ist eine internetbasierte Softwarelösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie bietet den vollen Funktionsumfang wie Unternehmens-Portale (so genannte „Enterprise Portale“) von Groß-betrieben. In Enteprise Portalen werden unternehmenskritische IT-Anwendungen zu einer einheitlichen IT-Lösung zusammengefasst.

Die integrierten Anwendungen können entsprechend der individuellen Rechte gemeinsam von Mitarbeitern, Kunden und Partnern des KMU genutzt werden. Dies erfolgt über das Internet mit dem Internetbrowser, den Sie für Ihre Nutzung des Internet gewählt haben. Die einheitliche Bedienung des SMEP spart die aufwändige Einarbeitung in die Benutzung unterschiedlicher separater IT-Anwendungen.

Einige wichtige in SMEP integrierte Anwendungen:
  • Kundenservice und Kundenbetreuung (CRM - Customer Relationship Management)
  • Groupware (eMail, Terminkalender, Aufgabenverwaltung, Kontakte und Notizen), zur Unterstützung der Zusammenarbeit mehrerer Anwender inner- und außerhalb des Unternehmens
  • Dokumentenmanagement, damit Sie all Ihre Dokumente jederzeit geschützt über das Internet erreichen können und bei Kundenterminen parat haben
  • Einfache Erstellung und Pflege von Websites, wobei diese nahtlos zu personalisierten, internationalen eBusiness Lösungen erweiterbar sind
  • Einarbeitung sowie Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter, Kunden und Partner durch eLearning und Wissensmanagement
2. Weshalb können sich KMU SMEP leisten?

Damit auch Sie die Vorteile einer Unternehmensportallösung nutzen können, haben wir die Bedienung und den Pflegeaufwand an die Zeit- und Personalressourcen eines KMU oder Freiberuflers angepasst und SMEP entwickelt. Das Preisniveau ist für Sie sehr attraktiv. Dies gilt sowohl für die unternehmens-spezifische Einrichtung als auch für den zeitlichen Betrieb. Sie wollen in Ihren Entwicklungs-möglichkeiten nach oben unbeschränkt bleiben. Um dies zu gewährleisten, steht Ihnen weiterhin die volle Leistungs- und Funktionsfähigkeit eines Enterprise Portals, wie beispielsweise bei einem DAX-Unternehmen, zur Verfügung. Ein zusätzlicher Wettbewerbsvorteil für Sie: Bei Bedarf können Sie sich einfach an die eBusiness Lösung Ihrer Kunden, Zulieferer oder Vertriebspartner anbinden. Sie erhöhen die Qualität von Kundenservice, Marketing, Pressearbeit und Vertrieb. Auch mit Groupware, Dokumentenmanagement und eLearning sparen Sie Zeitaufwand und Geld im Tagesgeschäft.

3. Wozu setzen Sie SMEP ein?

a) Marketing/ Vertrieb/ PR: Unabhängigkeit

Im Internet-Zeitalter ist Ihre Website Ihr wichtigstes Aushängeschild. Mit SMEP können Sie Ihre Website leicht selbst erstellen. Für ein professionelles Ergebnis empfehlen wir Ihnen trotzdem, sich an einen Experten zu wenden. Die Aktualisierung und Pflege Ihrer Site übernehmen Sie selbst. Ihnen fehlt die Zeit dafür? Auch Ihre Mitarbeiter können diese Aufgabe übernehmen – die Bedienung von SMEP ist so leicht, dass selbst Ihre Familie problemlos damit umgehen könnte. Sind Sie mit Ihrem Internet Provider (Anbieter), bei dem Ihre Website läuft (gehostet wird) unzufrieden? Wenn Sie SMEP einsetzen, spricht nichts für einen Wechsel. Ihre Website nehmen Sie dabei einfach mit. Mit SMEP sind Sie weder an einen Anbieter noch an bestimmte Kapazitäts- und Funktionsgrenzen gebunden. Unsere Lösung passt sich Ihrem Wachstum an und kann problemlos zu einem internationalen Portalsystem ausgebaut werden. Sind Sie hier mit Ihrer jetzigen Lösung ebenfalls auf der sicheren Seite? Mit SMEP betreten Sieauch im Bereich des Online-Marketing wichtige neue Wege und erschließen sich zusätzliche Potentiale. Ob regionaler oder überregionaler Anbieter, auf Ihrer Website finden Ihre Kunden alle wichtigen Neuigkeiten, Informationen und Serviceleistungen. Kunden und Interessenten können sich sowohl über Ihre Leistungen und Ihr Sortiment, als auch über aktuelle Sonderangebote und -aktionen informieren; sie können Kontakt mit Ihnen aufnehmen oder gleich entsprechende Leistungen bestellen.

Damit sichern Sie sich wichtige Vorteile gegenüber Konkurrenten. Sie sind jederzeit erreichbar und bleiben trotzdem unabhängig. Ihre Kunden finden Sie optimal über Suchmaschinen. Sind teure Werbeanzeigen oder Inserate in Fachzeitschriften und überregionalen Medien damit noch notwendig?
Auch Inserate in regionalen Medien können entsprechend reduziert werden. Zusätzlich gehören einige teure und zeitaufwändige Messeteilnahmen endlich der Vergangenheit an.

Beispiel: „Antonios Trattoria”

Antonio betreibt ein italienisches Restaurant, das neben dem normalen Gastrobetrieb auch einen Bestell- und Lieferservice bietet. Trotz der großen Konkurrenz im gastronomischen Bereich hat sich „Antonios Trattoria” vom Geheimtipp zu einem der beliebtesten Restaurants am Platz entwickelt. Ein Grund dafür war - neben der hervorragenden Küche - sein außergewöhnlicher Service, unterstützt durch SMEP:
So sind auf seiner Website alle wichtigen Informationen zu finden, insbesondere:
  • Sonderangebote und –aktionen,
  • die Möglichkeit zur Online-Bestellung,
  • italienische Rezepte
Das brachte ihm viele Gäste von außerhalb und zusätzliche Umsätze im Mittagsgeschäft. In seinem Kundenjournal sind alle Gäste und deren kulinarischen Vorlieben verzeichnet. So weiß er beispielweise, dass Frau Müller nur vegetarisch isst und ihr Sohn vor allem die Desserts liebt.

b) CRM (Customer – Relationship – Management): individueller Service

Ihre Kunden stehen bei Ihnen im Mittelpunkt, aber fühlen diese das auch am Service? Mit SMEP können Sie sich durch einen besonderen Kundenservice und eine individuelle Betreuung auszeichnen. Sie bieten außerdem ein funktionierenden Beschwerde- und Reklamationsmanagement. Denn durch Ihr Kundenjournal wissen Sie jederzeit, genau über Ihre Kunden Bescheid, auch unterwegs. Sie haben Zugriff auf die Vorgänge, zeitlichen Abläufe, Dokumente und Verträge sowie Informationen zu möglichen Problemen, deren Status und wann und wie oft diese aufgetreten sind. So können Sie jedem Kunden einen individuellen, kompetenten Service bieten. Kundenbetreuung ist für Sie keine bloße Floskel: Ihre Kunden bekommen zum Geburtstag automatisch eine eCard gesandt. An Weihnachten verschicken Sie automatisch kleine Präsente. Bei Einladungen für Veranstaltungen wird keiner vergessen.

c) Kommunikation/ Groupware: Interaktion

Selbstverständlich bietet Ihnen SMEP alle Grundfunktionen, die Sie von einer Groupware erwarten - aber SMEP ist mehr.

Kalender und Terminpläne sind mit den entsprechenden Rechten individuell konfigurierbar und für jeden „Berechtigten“ einsehbar, auch über das Internet. So vermeiden Sie Terminüberschneidungen und umständliche Terminabstimmung, auch mit Partnern aus externen Firmen.

Kontakte: Ihr Adressbuch ist mit der eMail-Funktion, der Aufgabenverwaltung und dem Kundenservice (CRM) verbunden, so dass aufwändiges Suchen nach Adressen o.ä. vermieden wird. Mit dem SMEP Offline Client haben Sie zudem von unterwegs, von Zuhause oder beim Kunden jederzeit Zugriff auf alle eMails, Kontakte, Termine, Produktdaten und Dokumente.

Aufgaben: Sie sind gerade außer Haus, doch eine bestimmte Aufgabe soll von einem Ihrer Mitarbeiter oder externen Partner noch erledigt werden? Durch die elektronische Aufgabenverwaltung stellen Sie sicher, dass die Aufgabe nicht vergessen wird und nichts unerledigt liegen bleibt. Vergessen Sie die gängigen Viren oder Trojaner. SMEP ist so konzipiert, dass es vor solchen Angriffen schützt und die Infektion von nichtinfizierten Dateien wirkungsvoll verhindert.

d) Dokumentenmanagement: Sicherheit & Mobilität

Mit SMEP erhalten Sie ein internetbasiertes Dokumentenmanagementsystem. Vor wichtigen Geschäftsabschlüssen suchen Sie nie wieder nach Verträgen oder vermissen wichtige Dokumente, weil diese im falschen Ordner liegen oder Sie diese nicht mitgenommen haben. Sie finden jedes Dokument in der aktuellen Version und können bei Bedarf auf ältere Versionen zurückgreifen - auch sicher aus Ihrem Home Office oder aus dem Unternehmen Ihres Kunden. Einige Ihrer Dokumente werden als Inhalt auf Ihrer Website oder mit einer Newsletter-Funktion verbunden, ohne, dass Sie diese doppelt pflegen müssen. Viele heutige Suchprobleme lösen Sie mit den Klassifikationen des SMEP. Jedem Dokument können Sie so viele Zuordnungen wie nötig geben. Auch wenn Sie, Ihr Vertriebler oder Ihr Projektleiter Ihre Dokumente unter verschiedenen Begriffen („Ordner“) gespeichert haben und daher über unterschiedliche Wege suchen, so finden Sie doch mit dieser Klassifikation überall dasselbe Dokument. Sorgen über den Verlust wichtiger Dokumente gehören bei Ihnen dank der integrierten Backup-Funktion der Vergangenheit an. Aber vor allem sind Ihre Dokumente durch Ihre Rechteverwaltung vor Missbrauch geschützt.

Die Frage „Wer darf worauf zugreifen?“ haben Sie durch personalisierte Zugriffsrechte geklärt - jeder Benutzer darf also nur die Inhalte sehen, ändern, anlegen oder löschen, wofür Ihm die Rechte erteilt wurden.

Beispiel: Ingenieurbüro Gerd Genau
Gerd Genau betreibt nun seit einiger Zeit erfolgreich ein Ingenieurbüro. Da er als Einzelunternehmer zu ständiger Mobilität gezwungen ist, entschied er sich, statt für einen PC, lieber für ein Notebook und die Softwarelösung SMEP, damit er jederzeit ohne zeitraubende Suche Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Unterlagen hat. Um auch unterwegs offline bei einem Kunden arbeiten und auf alle Dokumente zu können benutzt er den Offline Client. Daher kennen ihn seine Kunden und Geschäftspartner als gut vorbereiteten, informierten und zuverlässigen Geschäftsmann, mit dem die Zusammenarbeit immer reibungslos funktioniert.

e) Einarbeitung und Schulung: zwei Fliegen mit einer Klappe

Einarbeitung: Durch SMEP-unterstützte eLearning-Kurse (WBT – web based training) beschleunigen Sie die Einarbeitung von Mitarbeitern, Azubis und Praktikanten. Denn Abläufe und Regeln im Unternehmen werden dadurch selbständig erfasst und der Wissensstand durch integrierte Prüfungen überprüft. Mitarbeiter-, Kunden- oder Partnerschulung: Die eLearning-Funktion ist auch dazu geeignet, Ihren Mitarbeitern, Kunden und Partnern serviceintensive, erklärungsbedürftige Produkte nahe zu bringen. Das erhöht die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter und entlastet Ihre Hotline. Zusätzlich sinken Ihre Servicekosten, weil dadurch die Anzahl der Rückfragen minimiert wird.

Beispiel: Spezibau & mehr GmbH
Die Spezibau & mehr GmbH ist ein überregionales, mittelständiges Unternehmen mit langjährigen Erfahrungen und umfangreichem Know-how im Bereich Maschinenbau, Sondermaschinenbau und Werkzeugmaschinenbau, das sich einen festen Kundenstamm aufgebaut hat. Ihr oberstes Gebot ist es, Ihren Kunden individuelle Problemlösungen statt Standardlösungen anzubieten. Daher übernimmt Sie die Betreuung von speziellen Projekten hinsichtlich Planung, Konstruktion, Realisierung und Wartung der Maschinen. Oft trat jedoch das Problem auf, dass die Kunden Schwierigkeiten mit der Bedienung der Maschinen hatten und die individuelle Beratung meist zeitintensiv und kostspielig war. Um trotzdem ihrer Maxime treu bleiben zu können, entschied sich die Spezibau & mehr GmbH für SMEP. Denn durch das integrierte Wissensmanagement und die eLearning-Kurse ist es nun möglich Kunden, Partner und Mitarbeiter schnell und sicher mit der Bedienung der Maschinen vertraut zu machen. Die Firma konnte sich damit nicht nur langfristige Kundenzufriedenheit, sondern auch zusätzliche Aufträge sichern.

f) Projekte: Flexibilität & Innovation

Im Gegensatz zu vielen Ihrer Wettbewerber haben Sie die Möglichkeit, gemeinsame Projekte mit anderen Firmen internetbasiert durchführen zu können. Die reibungslose Zusammenarbeit organisieren Sie über die detaillierte Rechteverwaltung. Denn damit bestimmen Sie, auf welche Dokumente und Informationen Ihre Partner zugreifen können. Natürlich stehen dem Projektteam auch hierfür die Terminplanung, die Kommunikationsfunktion und die Aufgabenverwaltung zur Verfügung. Ihre Projektkommunikation funktioniert somit problemlos und zeitaufwändige Treffen entfallen.

g) sonstiges

eBusiness: Da die SMEP-Lösung auf der Nutzung großer Enterprise-Portale basiert, stehen Ihnen Schnittstellen zu e-Commerce und Enterprise Resource Planning (ERP) Anwendungen von Marktführern Ihrer Branche zur Verfügung.
  • Sie brauchen eine größere Anzahl von PCs für Ihre Kunden? Bestellen Sie doch direkt, auf elektronischem Wege, bei Ihrem Lieferanten.
  • Ihr Auftraggeber führt seine Beschaffung nur noch online durch? Für Sie ist das kein Problem, denn Sie binden Ihr SMEP einfach an seine Beschaffungsplattform an.
  • Sie verkaufen Ihre Leistungen online? Beschleunigen Sie Ihre Geschäftsvorgänge, indem Sie zusätzlich das Zahlungsgateway und Ihre Buchhaltung integrieren.
Mobilität: Ihr Geschäft zwingt Sie zu Mobilität? SMEP macht mobil – mit Hilfe des Offline Client. Nutzen Sie Ihren Wettbewerbsvorteil, auch unterwegs oder beim Kunden, ohne Internetanschluss oder bei geringen Übertragungsbandbreiten mit voller Funktionsfähigkeit zu arbeiten und dabei immer auf sämtliche Funktionen zugreifen zu können. Sie nehmen Kundendaten vor Ort auf, um den Rest kümmert sich automatisch der Offline-Client, sobald er z.B. in Ihrem Büro wieder die Online-Verbindung zum Server hat. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem speziellen Whitepaper zum „Offline Client“.

4. Welche technischen Lösungen gibt es?

So flexibel wie die Funktionsweisen und Einsatzmöglichkeiten sind auch die technischen Lösungsvarianten. Sie können SMEP selbst betreiben oder für sich betreiben lassen.
a) ASP-Lösung
b) Interne Server-Lösung
c) Einzel PC-Lösung

Für Ihre eigene Auswahl stellen wir alle drei Varianten kurz vor:

a) ASP – Lösung: das All-Inclusive-Paket

Zur sicheren Aufbewahrung Ihrer Wertsachen ziehen Sie ein Schließfach der Deutschen Bank einem Tresor hinter dem Bild des Firmengründers vor? Dann ist die ASP-Lösung die richtige für Sie.
Sie als Unternehmen brauchen bei dieser Variante nur noch einen PC oder ein Notebook sowie einen ISDN- oder DSL-Anschluss. Ein Internet-Service-Provider (ISP) stellt Ihnen SMEP auf seinem Server gegen eine Monatsgebühr online zur Verfügung. Sie nutzen die Sicherheit seines Rechenzentrums und sein Expertenwissen. Der ISP kümmert sich um die gesamte Administration, Backups und Systempflege. Das heißt auch: bei technischen Problemen können Sie unbehelligt weiterarbeiten, da der ISP die Funktionsstörung beseitigt. Da Sie sich entschlossen haben, Experten die Pflege wichtiger IT-Komponenten zu übertragen, entfallen Investitionskosten, Zeitaufwand und Ärger mit der IT. Sie konzentrieren sich ausschließlich auf Ihr Geschäft.

b) Interne Server Lösung: die klassische Variante

Sie würden Ihrer Bank kein Girokonto anvertrauen? Dann entscheiden Sie sich für diese Variante. Sie behalten lieber die vollständige Kontrolle über Ihre Daten und Ihren Server. Daher steht die gesamte IT in Ihrem Unternehmen. SMEP wird bei dieser Variante auf einem Ihrer eigenen Server betrieben. Diese Lösung erfordert am Anfang Investitionskosten. Außerdem sind Sie selbst für die Sicherheit Ihrer Daten und Backups verantwortlich. IT-Probleme müssen Sie im Ernstfall selbst erkennen und sich um deren Beseitigung kümmern. Überlegen Sie, ob Sie das wollen - und die Zeit dafür haben.

c) Einzel PC Lösung: die minimale Variante

Sie möchten Ihre Wertgüter in dem 30 kg Tresor unter Ihrem Schreibtisch aufbewahren? Dann könnte die Einzel PC-Lösung die Richtige für Sie sein. Diese Variante kann mit dem nötigen IT Know-how (Expertenwissen) die Lösung mit dem minimalsten Aufwand sein - dennoch sollten Sie hier Nutzen und Aufwand gegeneinander abwiegen. Hierbei benötigen Sie lediglich einen PC oder ein Notebook und SMEP, das Client und Server auf diesem Rechner vereint. Allerdings müssen Sie Ihren Internetauftritt zu einem Anbieter übertragen, da Sie Ihre Website ohne Generieren nicht betreiben können. Auch hier sind die Daten inklusive Server unter voller eigener Kontrolle. Das erfordert einige Pflege und regelmäßige Datensicherung. Beachten Sie, dass Sie Ihre IT-Probleme im schlimmsten Fall, bei einem Diebstahl oder Totalausfall Ihres Rechners, auch hier in Eigenregie lösen müssen.

Weitere Informationen erhalten Sie unter: Enterprise Information System


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