IT-Academy Logo
Sign Up Login Help
Home - Wirtschaft - Organisationsstrukturen - Copra – Cooperative Project Application



Copra – Cooperative Project Application

In diesem White Paper wird die kooperative Projektplattform „Copra“ als Groupware-Modul beschrieben. Es werden anhand eines ausführlichen Praxisbeispiels die Anwendungsfelder und Vorteile diskutiert.


Autor: Nadine Kreißig (Community4you)
Datum: 14-07-2005, 19:09:50
Referenzen: http://www.open-eis.com
Schwierigkeit: none
Ansichten: 10706x
Rating: 10 (1x bewertet)

Hinweis:

Für den hier dargestellte Inhalt ist nicht der Betreiber der Plattform, sondern der jeweilige Autor verantwortlich.
Falls Sie Missbrauch vermuten, bitten wir Sie, uns unter missbrauch@it-academy.cc zu kontaktieren.

[Druckansicht] [Als E-Mail senden] [Kommentar verfassen]



1. Die Gründe für erfolgreiche Projekte sind meist die gleichen - die für gescheiterte auch

Projektarbeit ist eine der wichtigsten Arbeitsformen in Unternehmen und Organisationen geworden. Unternehmens- und organisationsübergreifende Projekte bestimmen den Unternehmenserfolg. Damit Projekte effektiv durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen werden, bedarf es einer genauen Abstimmung zwischen allen Teammitgliedern. Wie in einem Uhrwerk müssen die einzelnen Bereiche des Projektes ineinander greifen. Doppelte Datenerfassung und Aufgabenerledigung oder Informationen, von denen die meisten Projektmitglieder nichts wissen – das darf nicht passieren. Das kostet Sie Zeit und Geld.

Arbeitsabläufe müssen geordnet und transparent sein. Besonders wenn Projektarbeit in geografisch verteilten oder internationalen Teams realisiert wird, ist daher eine zentrale Arbeitsplattform unverzichtbar. Für erfolgreiche Projektarbeit hält open-EIS die mehrsprachige und webbasierte Collaboration Plattform „Copra“ (Cooperative Project Application) bereit. Alle Anwendungen sind unter einer gemeinsamen Oberfläche verfügbar, Projektunterlagen stehen zentral und personalisiert zur Verfügung. Effizientes Arbeiten im Team ist kein Problem mehr, selbst wenn die Projekte international realisiert werden. In "virtuellen Akten" legen alle Informationen zu einem einzelnen Projektbereich ab: alle Unterlagen, Anmerkungen, Gedanken & Ideen, Kommentare & Berichte werden direkt über einen Editor erfasst, archiviert und kommuniziert. Termin- und Aufgabenverwaltung sowie Benachrichtigungen im Projektteam sind ebenso enthalten wie die Möglichkeit, über Diskussionsforen oder Chat zu kommunizieren. Dank des Offline Clients benötigen die Projektmitglieder keine permanente Online Anbindung, ebenso kann bei nur geringen Bandbreiten und langsamer Online Anbindung performant gearbeitet werden.

Mit open-EIS Copra
  • organisieren Sie Ihre tägliche Projektarbeit
  • wickeln Sie Projekte auch mit geografisch verteilten Projektmitgliedern ab
  • verfügen Sie über ein Collaboration-Portal für das Intranet, Extranet und Internet
  • arbeiten Sie auch ohne Online Verbindung bzw. performant bei langsamen Verbindungen
Open-EIS Copra ist die ideale Basis für die Projektarbeit zwischen Unternehmen, insbesondere zwischen einer Vielzahl von klein- und mittelständischen Firmen, z.B. im Rahmen eines EU-Projektes. Des Weiteren ergänzt open-EIS Copra ideal den Leistungsumfang von Enterprise und eGovernment Portalen um die Komponente einer Projektplattform (Collaboration System).

2. Praxisbeispiel: Organisation Mexiko Reise bei TDI

Das Reise-Unternehmen „Travel Dreams International“ (TDI) bereitet eine neue Reise nach Mexiko vor. Dazu wird ein Projektteam gebildet, ein Teil des Teams befindet sich in der Firmenzentrale in Deutschland. Einige andere Mitarbeiter und freie Mitarbeiter dagegen befinden sich in Mexiko vor Ort. Die Organisation einer Reise umfasst von der Idee bis zur Durchführung eine Reihe von Planungen, Absprachen, Verträgen und Informationen: Festlegen von Reiserouten, Hotelreservierungen, Ermittlung regionaler Besonderheiten, Wetter, Nutzung von Erfahrungen usw.. Eingebunden sind lokale mexikanische Hotels und Reiseleiter. Alle erhobenen Informationen und Dokumente innerhalb des Projektes werden mit open-EIS Copra erfasst und zentral mit aktuellem Informationsstand allen Teammitgliedern und externen Partnern in Deutschland und Mexiko entsprechend der jeweiligen Rechte zur Verfügung gestellt. Die Termin- und Aufgabenverwaltung erfolgt über die Collaboration Plattform, unabhängig ob es sich um die Sekretärin, den Reiseleiter, den Projektmanager oder den externen Partner handelt. Dabei sind für TDI-Mitarbeiter die Projekttermine und Aufgaben komplett in die zentrale Termin- und Aufgabenplanung des Unternehmens integriert (haben insgesamt nur einen Kalender und Aufgabenplanung).

3. Kick-off: Projektstart

Um open-EIS Copra für die Projektkommunikation einzusetzen, wird im ersten Schritt mit Hilfe eines dialoggeführten Assistenten eine neue Projektstruktur erstellt. Die Projektstruktur umfasst eine Reihe von Kategorien und Ordnern, rollenspezifischen Rechten, geplanten Workflows sowie die Einbindung der Funktionen, die später für die Informationen des Projektes erforderlich sind. Wird auch das „TimeTracker“ Modul (open-EIS Copra – Zusatzoption) zur Erfassung des Projektaufwandes eingesetzt, entsteht darüber auch die Hauptkostenstelle des neuen Projektes mit. Für jede Art von wiederkehrenden Projekten existieren bei TDI definierte Strukturen – z.B. wie hier für die Organisation einer neuen Reise oder die regelmäßige Katalogerstellung jeden Herbst. Jede Kategorie nimmt eine definierte Art von Informationen auf: eine Kategorie für die Vertragsverhandlungen und Verträge, eine für Protokolle usw.. Damit ist gewährleistet, dass auch nach Projektabschluss alle Projektergebnisse und Dokumente ohne aufwändiges Suchen strukturiert wieder gefunden werden.

Im nächsten Schritt wird definiert, wer zum Projektteam gehört. Dazu werden die betreffenden Mitarbeiter aus der angebunden Personalverwaltung direkt den Projektrollen zugeordnet. Über die Rollen sind die Rechte im Projekt abgebildet, wodurch jedes Projektmitglied nur Zugriff auf Dokumente und Informationen erhält, die für seine Tätigkeit innerhalb des Projektes notwendig sind. Zum Abschluss der Einrichtung werden die Kostenstellen detaillierter definiert, um eine zeitabhängige Abrechnung des Projektes bezüglich bestimmter Projektabschnitte zu ermöglichen. Trotz der projektspezifischen Einrichtung dauert die Erstellung eines neuen Projektes bei TDI weniger als 5 Minuten. Sollen Ergänzungen oder Änderungen z. B. an individuellen Ordner-Strukturen oder Kostenstellen vorgenommen werden oder verändert sich die Zusammensetzung des Projektteams, sind diese Änderungen im laufenden Betrieb möglich. Im ersten (Kick-Off) Meeting wird ein Zeitplan formuliert und erste Aufgaben vergeben und in der Termin- und Aufgabenverwaltung vermerkt. Das Protokoll des Treffens, wie alle weiteren, werden im open-EIS Copra Projekt abgelegt und stehen jederzeit in der aktuellen Fassung und den Vorgängerversionen zur Verfügung.

4. Informations- und Dokumentenaustausch

Eine der Aufgaben ist die Recherche von Touristen-Informationen über Mexiko, wie notwendige Impfungen oder Visavorschriften. Dafür existiert innerhalb des Unternehmens ein Länder-Informations-System auf open-EIS Basis, das diese Informationen strukturiert erfasst und welches für die Katalog-Erstellung, Reisebetreuung und Beratung benutzt wird. Durch die Einbindung des Systems in open-EIS Copra wird die Datenerhebung und Eingabe in die Projektarbeit integriert. Eine der wichtigsten Aufgaben ist der Abschluss von Kontingent-Verträgen mit den Hotels. Verantwortlich dafür ist ein Mitarbeiter vor Ort in Mexiko. Durch das Unternehmen wird bereits ein Mustervertrag, übersetzt in verschiedene Sprachen, vorgegeben.

Diese wurden bereits beim Anlegen des Projektes in dem entsprechenden Vertrags-Ordner des Projektes abgelegt. Im Rahmen der Verhandlungen wird auf Basis des Mustervertrages ein individueller Vertrag mit dem Hotel ausgearbeitet. Dieser muss jeweils von einem Rechtsanwalt geprüft werden und in der deutschen Übersetzung von der Geschäftsleitung abgenommen werden. Es muss sichergestellt werden, dass der Rechtsanwalt tatsächlich den Vertrag bekommt, der auch ausgehandelt wurde und dass die Übersetzung auf Basis des rechtlich geprüften Vertrages besteht. Dazu wird die Dokumenten-Verwaltung von open-EIS Copra benutzt, durch die stets erkenntlich ist, welche Version aktuell ist und von wem der Vertrag zuletzt geändert wurde.

5. Kontakte und Kommunikation

Um einen geeigneten Anwalt oder einen Fotografen zu finden, wird die Kontaktverwaltung von TDI benutzt, auf die personalisiert über die kooperative Projektplattform zugegriffen wird. Gleichfalls werden die Kontaktdaten der ermittelten Hotels, Restaurants und die potenziellen mexikanischen Reiseführer und -begleiter darin erfasst und stehen sofort unternehmensweit zur Verfügung. Neben dem Dokumentenaustausch ist die persönliche Kommunikation zwischen den Projektmitgliedern wichtig für den Erfolg des Projektes. Durch regelmäßige Newsletter werden alle Projektmitglieder über den aktuellen Projektstand informiert. Über Verteilerlisten werden Informationen jeweils spezifisch an die betreffenden Mitglieder verteilt, z.B. „Mitarbeiter in Mexiko“, „Projektleitung“ oder „Partner“. Neben der Möglichkeit, über open-EIS Copra den privaten Email-Verkehr abzuwickeln, können Emails auch rollenspezifisch empfangen und archiviert werden. Auf diese Weise sind Emails für die Projektleitung nicht an eine bestimmte Person gebunden. Erkrankt der Projektleiter und ist nicht arbeitsfähig, ist der Zugriff auf die projektspezifische Kommunikation z.B. für den stellvertretenden Projektleiter trotzdem gewährleistet.

6. Wissensmanagement

TDI nutzt in open-EIS Copra auch einige der Wissensmanagement Komponenten des open-EIS bzw. bereitet die Grundlage zum Einsatz dieser im TDI Unternehmensportal. Während der Recherche der Informationen zu Mexiko, zu den Hotels, Ausflügen und Zusatzangeboten wird die Wissensdatenbank mit entsprechenden Beiträgen (Cases) und zu erwartenden Fragen und Antworten (FAQ) gefüllt. Diese Wissensdatenbank steht dann zur Information der Kunden und als Wissensbasis der „Hotline“ (Helpdesk) zur Verfügung und erhöht die Qualität des Kundenservice direkt mit Start des neuen Angebotes. Copra unterstützt auch die „Yellow Pages“ (YP) Wissensmanagement Lösung von TDI, da über die Projektarbeit alle Informationen personalisiert erfasst werden. Damit kann das YP diese Informationen nutzen, um effizient geeignete Experten im Unternehmen zu bestimmten touristischen Fragestellungen (z.B. spanische Verträge) zu finden.

7. Controlling

Die Mitarbeiter in Mexiko erhalten eine Liste der interessantesten Vorschläge zur Recherche. Da die Recherche mit einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist, kontrolliert der Projektleiter regelmäßig über die Zeit- und Kostenerfassung (optionales TimeTracker – Modul) in Copra, inwieweit die Mitarbeiter noch weitere mögliche Reisehöhepunkte evaluieren dürfen, ohne das Budget zu überschreiten.

8. Zugriff weltweit

Die Mitarbeiter pflegen ihre Recherche-Ergebnisse noch vor Ort ein, um ein möglichst authentisches Bild zu gewährleisten. Da häufig kein Internet-Zugang besteht, benutzen sie den Offline-Client auf ihrem Laptop. Die gewonnenen Informationen werden dadurch sofort korrekt erfasst und müssen nicht später nochmals nachgepflegt werden. Stattdessen erfolgt eine automatische Synchronisation zum nächstmöglichen Zeitpunkt, sobald eine Online Verbindung zur Verfügung steht.

9. Abschluss der Vorbereitung und Start des Reiseangebotes

Nach Festlegung der Hotels und Reisehöhepunkte wird ein Fotograf beauftragt, entsprechende Aufnahmen für den Reisekatalog und Marketingmaterial zu machen. Die Fotos werden in der Medien-Verwaltung von open-EIS Copra durch den Fotografen aufgenommen, wo sie durch das Projektteam bewertet werden. Später können sie direkt von der Marketing-Abteilung von TDI benutzt werden. Zum Abschluss des Projektes Mexiko-Reise findet ein Briefing der Abteilungsleiter statt; dazu werden verschiedene relevante Informationen und Dokumente, die innerhalb der Collaboration Plattform erfasst sind, als Präsentation innerhalb des eLearning-Moduls von Copra gestaltet. Danach steht die Präsentation als Schulungs-Kurs für die Mitarbeiter online im Intranet zur Verfügung.

Für das Extranet von TDI, auf das Partner - insbesondere Reisebüros - Zugriff haben, werden für Reisebuchung relevante Dokumente und Informationen direkt aus Copra bereitgestellt. Mit dem Angebotsstart werden Informationen der Wissensdatenbank für die Internet-Site, die Reisebüros und die Hotline zur Verfügung gestellt. Auftretende Fragen und Hinweise der ersten Reisenden (Kunden) des Angebotes werden ebenfalls in der open-EIS Copra Wissensdatenbank (Case Verwaltung) erfasst.

10. Nutzen der open-EIS Copra Lösung für TDI

Die grundlegenden Werkzeuge im Rahmen des Projektportals existierten bereits vor dem Einsatz von Copra. Die Kommunikation per Email war bereits etabliert, Unterlagen wurden per DMS verwaltet. Collaboration-Software für das Projektmanagement wurde genutzt. Der Einsatz der Werkzeuge wirkte sich aber häufig unproduktiv und aufwendig aus: die Collaboration-Anwendungen und das DMS waren nur innerhalb der Firmenzentrale erreichbar. Emails wurden privat verwaltet; konnte der Empfänger Emails nicht abholen, wurde die Kommunikation unterbrochen, eine Weiterleitung an einen Stellvertreter oder die Verknüpfung mit den Projektunterlagen war nicht möglich. Dadurch gingen Informationen verloren oder erreichten nicht sofort den Empfänger oder viel zu spät.

Die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern im Ausland erwies sich als schwierig. Dokumente mussten aufwändig per Fax oder Brief verschickt werden. Die telefonische Abstimmung und Informationsanforderung erwies sich durch die Zeitverschiebung als problematisch. Durch den zentralen Zugriff auf alle projektrelevanten Informationen und Dokumente über open-EIS Copra wird die Kommunikation und der Informationsaustausch im Projekt entscheidend verbessert.

Durch Collaboration mit open-EIS meistern Sie die Herausforderungen im Projektgeschäft durch:
  • Vermeidung von Doppelarbeit und unterschiedlichen Versionen durch zentrale Ablage
  • bessere Arbeitskoordinierung durch Aufgabenverwaltung
  • Optimierung von Prozessen durch Dokumentationen von Verläufen und Entwicklungen
  • kürzere Projektzyklen durch verbesserte Kommunikation
  • einfachere Kooperation geographisch verteilter Teams durch webbasierten Zugriff
  • Informationsverknüpfung
  • minimierten Arbeitsaufwand zur Informationsbereitstellung und –verteilung
  • personalisierten Zugriff auf Projektunterlagen unabhängig von Zeit und Ort
  • ein einheitliches Vorgehen im Projekt bei gleichzeitiger Individualisierbarkeit durch Vorlagen

11. Der Vorsprung von open-EIS

Open-EIS zeichnet sich durch die schnelle Realisierung von Projektportalen für jede Art von Projekten weltweit und unternehmensübergreifend aus.
  • Es bietet die Infrastruktur zur übergreifenden umfassenden Wissensverarbeitung mit Komponenten zur Erfassung, Klassifikation, Recherche, Archivierung, Kommunikation und Nutzung von Wissen. Das Projektportal ist keine in sich geschlossene Welt, sondern verbindet das Projekt mit dem Unternehmensinformationssystem.
  • Es ist eine serverbasierte Portal Lösung, die vollständig auf offenen Standards und Internet-Technologie aufsetzt. Damit ist das Projektportal zentral von überall nutzbar. Durch den open-EIS Offline-Client kann auch dort gearbeitet werden, wo keine oder nur eine schlechte Internet-Anbindung besteht.
  • Open-EIS unterstützt ein umfangreiches Rechte- und Rollen-Konzept für den Zugriff auf das Projektportal durch die Mitarbeiter des Unternehmens, durch Partner-Organisationen und Freie. Der Zugriff auf Dokumente und Informationen und Ihre Erstellung ist an die detaillierte Berechtigung des jeweiligen Benutzers geknüpft.
Die Clusterfähigkeit, Skalierbarkeit und Hochverfügbarkeit des zugrunde liegenden open-EIS stellt sicher, das große internationale Konzerne mit mehreren hunderttausend Beschäftigten die open-EIS Copra-Lösung genauso optimal einsetzen können wie kleine KMU und Verwaltungen.

12. Das individuelle Projektportal

Jedes Kooperative Projektportal ist individuell an Ihre Organisation angepasst.
Vor der Installation und dem Einsatz beraten wir mit Ihnen:
  • welche Bereiche ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation Copra nutzen sollen.
  • welche typischen Projekt-Strukturen Sie regelmäßig benötigen, um sie als Vorlage zu definieren.
  • welche Kommunikationsmittel benötigt werden.
  • welche typischen Gruppen welchen Zugriff benötigen.
  • welche typischen Rollen es in Ihren Projekten gibt.
  • welche Anforderungen Sie an Ihre Dokumenten-Verwaltung stellen.
  • wie Projekt-Informationen publiziert werden sollen.

Weitere Informationen erhalten Sie unter: Enterprise Information System


Community4you
Junior-Member
Beitrag vom:
19-07-2005, 17:33:00

Re: sehr interessanter Artikel!

Hallo Picard, grundsätzlich gibt es die Testmöglichkeit über das Internet. Aufgrund der Komplexität der gesamten Lösung richten wir diese Zugänge jedoch immer Firmenspezifisch ein. Insbesondere werden dabei meist auch die speziellen Anforderungen des jeweiligen Projektes mit abgebildet.
Wo liegt denn der Schwerpunkt deiner Anwendung bzw. das Interesse? Als alternative Lösung gibt es auch eine Demo-CD die wir bei Interesse gern zusenden. Bitte für weitere Informationen an die Adresse info@community4you.de wenden.

-----------------------------------------------------


picard
Professonial
Beitrag vom:
14-07-2005, 19:11:21

sehr interessanter Artikel!

Gibts da eigentlich eine Möglichkeit eines Testzugangs über das Web?

-----------------------------------------------------
"...denn wir arbeiten nicht nur um uns selbst zu verbessern, sondern auch den Rest der Menschheit!"


[back to top]



Userdaten
User nicht eingeloggt

Gesamtranking
Werbung
Datenbankstand
Autoren:04508
Artikel:00815
Glossar:04116
News:13565
Userbeiträge:16552
Queueeinträge:06245
News Umfrage
Ihre Anforderungen an ein Online-Zeiterfassungs-Produkt?
Mobile Nutzung möglich (Ipone, Android)
Externe API Schnittstelle/Plugins dritter
Zeiterfassung meiner Mitarbeiter
Exportieren in CSV/XLS
Siehe Kommentar



[Results] | [Archiv] Votes: 1150
Comments: 0