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Grundlagen der Prozessorganisation

Dieser Artikel beschreibt die Grundlagen der Prozessorganisation. Unter anderem wird auf Prozessziele und Prozesshierarchien eingegangen.


Autor: Patrick Bucher (paedubucher)
Datum: 23-05-2007, 22:44:26
Referenzen: diverse Unterlagen der Berufsschule Sursee
Schwierigkeit: Anfänger
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Die Summe aller Prozesse bildet die Prozessorganisation, diese ist nicht der funktionale Organisationsaufbau, sondern die Kette aller (Einzel)-Tätigkeiten zur Herstellung eines Produkts/einer Dienstleistung über die Organisationsgrenze hinweg.

Funktionale und prozessorganisierte Organisation

Das klassische Organisationsprinzip orientiert sich an Funktionen. Eine Spezialisierung findet so auf bestimmte Funktionen statt, die Ressourcenbewirtschaftung kann so optimiert werden.

Das prozessorientierte Organisationsprinzip ist der Gegenpol dazu. Dabei spielen Ausrichtung auf den Kunden, Minimierung der Durchlaufzeiten und die Integration durch Geschäftsprozesse den Hauptschwerpunkt. Mit diesem prozessorientierten Organisationsprinzip lassen sich die Prozessziele besser mit den Kundenzielen in Einklang bringen. Grob kann die prozessorientierte Organisation anhand der folgenden Merkmale charakterisiert werden:

  • Marktorientierung: Prozesse werden auf den Marktpartner (Kunde, Lieferant) ausgerichtet.
  • Ergebnisorientierung: Jeder Prozess hat ein klares Ergebnis, einen klaren Output.
  • Geschäftszielorientierung: Prozesse werden direkt oder indirekt auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet

Prozessziele

Prozessziele sind angestrebte Zustände oder erwünschte Wirkungen der Soll-Abläufe.

Die in der Praxis am häufigsten genannten Prozessziele lauten:

  • Senkung der Prozesskosten
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Reduktion der Durchlaufzeiten
  • Steigerung der Flexibilität
  • Verbesserung der Termin- und Liefertreue
  • Reduktion der Fehlerkosten

Das SMART-Prinzip

Jeder Prozess hat ein Ziel, dieses Ziel muss zur Genüge formuliert werden. Zur Definition dieser Ziele wird häufig das sog. SMART-Prinzip angewandt. Dieses stellt die folgenden Anforderungen:

  • Specific: Unmissverständliche und klare Zielformulierung
  • Measurable: Die Zielerreichung muss anhand verschiedener Kriterien messbar sein
  • Achievable: Die Ziele sollen erreichbar sein
  • Relevant: Die Ziele sollen von hoher Bedeutung sein
  • Timely: Zu jedem Ziel gehört eine klare Zielvorgabe

Effektivität und Effizienz

Ein wichtiges Ziel der Prozessorganisation ist die Steigerung von Effektivität und Effizienz der Prozesse.

Effektivität bedeutet, dass das Richtige getan wird.

Effizienz bedeutet, dass das Richtige auch wirtschaftlich getan wird. Um die Effizienz zu steigern, müssen Durchlaufzeiten, Fertigungskosten und Fehlerkosten minimiert werden. Zu letzerem tragen präventive Qualitätsmassnahmen bei.

Betrachet man ein Prozess von Aussen, so ist vor allem die Effektivität wichtig. Der Kunde will ja schliesslich, dass das Richtige getan wird und er somit das richtige Produkt/die richtige Dienstleistung erhält.

In der internen Betrachtung spielt aber auch die Effizienz eine wichtige Rolle. Eine Firma will die Kundenbedürfnisse ja schliesslich wirtschaftlich befriedigen können, um den Gewinn zu maximieren.

Die allgemeine Forderung der Prozesseffizienz lautet:

Produkte und Dienstleistungen sollen in möglichst kurzer Zeit mit möglichst niedrigen Kosten in möglichst hoher Qualität hergestellt werden!

Prozesshierarchie

Prozesse werden hierarchisch gestaltet. Dabei gibt es drei Stufen:

  1. Kern-, Unterstützungs- und Führungsprozesse (Prozesstypen)
  2. Teilprozesse
  3. Aktivitäten

Kernprozesse

Kernprozesse werden auch als Wertschöpfungs-, Schlüssel-, Haupt- und Ausführungsprozesse bezeichnet. Sie sind direkt auf den Kunden ausgerichtet und dienen zur Befriedigung der Kundenbedürfnisse. Die eigentliche Wertschöpfung erfolgt in den Kernprozessen.

Eine Unternehmung hebt sich durch seine Kernprozesse von der Konkurrenz ab und kann so Wettbewerbsvorteile erlangen. Kernprozesse entscheiden schlussendlich über den Erfolg einer Unternehmung.

In der Regel lassen sich die Kernprozesse einer Unternehmung an einer Hand abzählen, egal wie gross diese ist.

Beispiele: Verkaufsprozess, Auftragsabwicklungsprozess, Entwicklungsprozess, Kundenservice

Unterstützungsprozesse

Unterstützungsprozesse werden auch als Hilfs- und Supportprozesse bezeichnet. Sie dienen zur Bereitstellung aller notwendigen Ressourcen (Personen, Informationen und Sachmittel), damit Kern- und Führungsprozesse einwandfrei funktionieren können.

Beispiele: Personalbereitstellungsprozess, Beratungsprozess, Informationsversorgungsprozess, Sachmittelbereitstellungsprozess, Finanzmittelbereitstellungsprozess

Führungsprozesse

Führungsprozesse werden auch als Managementprozesse bezeichnet. Sie dienen zur Koordination (Planung, Steuerung und Diagnose) von Kern- und Unterstützungsprozessen, sodass deren jeweiligen Prozessziele erreicht werden können. Führungsprozesse dienen auch zur Prozessoptimierung und zur Erhöhung der Ergebnisqualität.

Beispiele: Planungsprozess, Steuerungsprozess, Personalführungsprozess, Kontrollprozesse, Strategiebestimmungsprozess

Teilprozesse

Teilprozesse werden auch als Teilschritt, Unter- und Subprozess bezeichnet. Auf der Stufe der Teilprozesse wird die Unterteilung der Kern-, Führungs- und Supportprozesse vorgenommen. Durch eine sinnvolle Verteilung und Strukturierung lassen sich Prozesse und Schnittstellen effizient planen.

Aktivitäten

Eine Aktivität ist ein einzelner Arbeitsschritt. Jeder Teilprozess enthält eine bestimmte Anzahl von Aktivitäten.



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